Excel- ում աշխատելիս որոշ աղյուսակներ բավականին տպավորիչ չափ են: Սա հանգեցնում է այն փաստի, որ փաստաթղթի չափը մեծանում է, երբեմն հասնում է նույնիսկ տասնյակ մեգաբայտի կամ ավելի: Excel- ի աշխատանքային գրքի կշիռը հանգեցնում է ոչ միայն տարածքի չափի ավելացմանը, որը զբաղեցնում է կոշտ սկավառակի վրա, այլեւ, ավելի կարեւոր է, դրանով դանդաղեցնելով տարբեր գործողությունների եւ գործընթացների կատարման արագությունը: Պարզապես, երբ դուք աշխատում եք նման փաստաթղթի հետ, Excel- ը սկսում է դանդաղեցնել: Հետեւաբար, նման գրքերի չափսերի օպտիմալացման եւ կրճատման հարցը դառնում է հրատապ: Տեսնենք, թե ինչպես կարող եք կրճատել ֆայլի չափը Excel- ում:
Գրքի չափը նվազեցնելու կարգը
Ընդլայնված ֆայլը օպտիմալացնելը միանգամից մի քանի ուղղությամբ պետք է լինի: Շատ օգտվողներ չեն գուշակել, բայց հաճախ Excel- ի աշխատանքային գրքում պարունակում է բազմաթիվ ավելորդ տեղեկատվություն: Երբ ֆայլը փոքր է, ոչ ոք հատուկ ուշադրություն չի դարձնում դրա վրա, բայց եթե փաստաթուղթը ծանր է, ապա այն պետք է օպտիմալացնել հնարավոր բոլոր պարամետրերով:
Մեթոդ 1 `նվազեցնել աշխատանքային շրջանակը
Աշխատանքային շրջանակը այն տարածքն է, որտեղ Excel- ը հիշեցնում է գործողությունները: Երբ փաստաթուղթ վերահաշվարկվում է, ծրագիրը վերահաշվարկում է աշխատատեղի բոլոր բջիջները: Բայց դա միշտ չէ, որ համապատասխանում է այն տիրույթին, որտեղ օգտվողը իրականում աշխատում է: Օրինակ, սեղանին շատ հեռու գտնվող անհայտ տեղակայված տարածքը կարող է ընդլայնել աշխատանքային միջակայքի չափը այն տարրին, որտեղ այդ տարածքը տեղակայված է: Ստացվում է, որ վերահաշվարկվում է Excel- ը ամեն անգամ դատարկ բջիջների մի խումբ է մշակելու: Տեսնենք, թե ինչպես կարող եք այս խնդիրը լուծել կոնկրետ աղյուսակի օրինակով:
- Նախ, տեսեք ձեր քաշը մինչեւ օպտիմալացում, համեմատեք այն, ինչ կլինի այն ընթացակարգից հետո: Դա կարելի է անել, երբ անցնում է էջանիշը «Ֆայլ». Գնալ բաժին "Մանրամասներ". Բաց պատուհանի աջ մասում նշվում է գրքի հիմնական հատկությունները: Հատկությունների առաջին կետը փաստաթուղթն է: Ինչպես տեսնում եք, մեր դեպքում դա 56.5 կիլոբայթ է:
- Նախեւառաջ պետք է պարզել, թե թերթի իրական աշխատանքային տարածքը տարբերվում է այն օգտվողից, որն իսկապես կարիք ունի: Դա շատ հեշտ է անել: Մենք դառնում ենք սեղանի ցանկացած բջիջում եւ մուտքագրում ենք բանալիների համադրությունը Ctrl + End. Excel- ը անմիջապես շարժվում է դեպի վերջին խցում, որը ծրագիրը համարում է որպես աշխատանքի տարածքների վերջնական տարր: Ինչպես տեսնում եք, մեր դեպքում տվյալ տողը 913383-ն է: Հաշվի առնելով, որ սեղանը իրականում ընդգրկում է միայն առաջին վեց տողերը, կարելի է ասել, որ 913377 տողերը, ըստ էության, անիմաստ բեռ են, ինչը ոչ միայն ավելացնում է ֆայլի չափը, Ծրագրի ողջ տեսականու մշտական վերահաշվարկը ցանկացած գործողություն կատարելու դեպքում հանգեցնում է փաստաթղթի աշխատանքի դանդաղմանը:
Իհարկե, իրականում այդպիսի մեծ բացը փաստացի աշխատանքային շրջանի եւ մեկ Excel- ի միջեւ ընկած հատվածը բավականին հազվադեպ է, եւ պարզ է, որ այդքան մեծ թվով գծեր կան: Չնայած երբեմն նույնիսկ կան դեպքեր, երբ թերթի ամբողջ տարածքը համարվում է աշխատանքային տարածք:
- Այս խնդրի լուծման համար անհրաժեշտ է ջնջել բոլոր տողերը, սկսած առաջին դատարկից եւ թերթի վերջից: Դա անելու համար ընտրեք առաջին բջիջը, որը գտնվում է սեղանի անմիջապես ներքեւում եւ մուտքագրեք բանալիների համադրությունը Ctrl + Shift + Down սլաքը.
- Ինչպես տեսնում եք, դրանից հետո առաջին սյունակի բոլոր տարրերը ընտրվեցին `սկսած նշված բջջանից եւ մինչեւ սեղանի վերջը: Այնուհետեւ կտտացրեք բովանդակության աջ մկնիկի կոճակը: Բացված համատեքստում ընտրեք նյութը «Ջնջել».
Շատ օգտվողներ փորձում են ջնջել կոճակը սեղմելով: Ջնջել ստեղնաշարի վրա, բայց դա ճիշտ չէ: Այս գործողությունը մաքրում է բջիջների բովանդակությունը, բայց չի ջնջում դրանք: Հետեւաբար, մեր դեպքում դա չի օգնի:
- Հետո ընտրեցինք նյութը «Ջնջել ...» համատեքստի մենյուում բացվում է փոքր բջիջների հեռացման պատուհանը: Մենք դրեցինք այն անցումը դիրքում «Լարային» եւ սեղմեք կոճակը "OK".
- Ընտրված միջակայքի բոլոր տողերը ջնջվել են: Համոզված պահեք գիրքը, սեղմելով պատուհանի վերին ձախ անկյունում գտնվող սկավառակի պատկերակը:
- Այժմ տեսնենք, թե ինչպես է դա օգնում մեզ: Ընտրեք ցանկացած բջիջ սեղանի վրա եւ մուտքագրեք դյուրանցումը Ctrl + End. Ինչպես տեսնում եք, Excel- ը ընտրեց աղյուսակի վերջին բջիջը, ինչը նշանակում է, որ այժմ թերթի աշխատատեղի վերջին տարրն է:
- Հիմա մենք տեղափոխվում ենք բաժին "Մանրամասներ" ներդիրները «Ֆայլ»պարզել, թե որքանով է մեր փաստաթղթի քաշը նվազել: Ինչպես տեսնում եք, այժմ այն 32,5 KB է: Հիշեցնենք, որ մինչեւ օպտիմալացման կարգը, դրա չափը 56.5 KB է: Այսպիսով, այն կրճատվել է ավելի քան 1,7 անգամ: Սակայն այս դեպքում հիմնական նվաճումը ոչ թե ֆայլի քաշի նվազում է, այլ այն, որ ծրագիրը այժմ ազատվում է գրեթե չօգտագործված տիրույթը վերահաշվարկից, ինչը զգալիորեն կբարձրացնի փաստաթղթի մշակման արագությունը:
Եթե գիրքը պարունակում է մի քանի թերթեր, որոնք դուք աշխատում եք, դուք պետք է նման ընթացակարգ կատարեք նրանցից յուրաքանչյուրի համար: Դա կնվազեցնի փաստաթղթի չափը:
Մեթոդ 2 `վերացնելու ավելորդ ձեւաչափումը
Մեկ այլ կարեւոր գործոն, որը Excel- ի փաստաթուղթն ավելի ծանր է դարձնում, ավելորդ ձեւաչափումն է: Սա կարող է ներառել տարբեր տիպի տառատեսակների, սահմանների, թվերի ձեւաչափերի օգտագործումը, բայց առաջին հերթին այն վերաբերում է տարբեր գույներով բջիջների լրացմանը: Այսպիսով, նախքան ֆայլը ֆորմատը, դուք պետք է մտածեք երկու անգամ, եւ արդյոք դա արժե այն անել կամ առանց այդ կարգի, հեշտությամբ կարող եք անել:
Սա հատկապես վերաբերում է այնպիսի գրքերին, որոնք պարունակում են մեծ քանակությամբ տեղեկատվության, որոնք արդեն իսկ զգալի չափ ունեն: Գիրքին ֆորմատավորելը կարող է ավելացնել իր քաշը նույնիսկ մի քանի անգամ: Հետեւաբար, անհրաժեշտ է ընտրել «ոսկե միջինը» փաստաթղթում ներկայացված տեղեկատվության տեսանելիության եւ ֆայլի չափի միջեւ, կիրառելու ձեւաչափումը միայն այն դեպքում, երբ այն իսկապես անհրաժեշտ է:
Ֆորմատավորման, ծանրաբեռնվածության հետ կապված մեկ այլ գործոն, այն է, որ որոշ օգտվողներ նախընտրում են բջիջները ձեւավորել «շեղումով»: Այսինքն, նրանք ձեւավորում են ոչ միայն սեղանը, այլեւ այն տողը, որը գտնվում է դրա տակ, երբեմն նույնիսկ թերթի վերջում, ակնկալելով, որ երբ սեղանին ավելացվում են նոր տողեր, անհրաժեշտ չէ դրանք կրկին ձեւափոխել:
Այնուամենայնիվ, հայտնի չէ, թե երբ է ավելացվելու նոր տողերը եւ որքանով է ավելացվելու, եւ նման նախնական ձեւաչափով դուք հիմա կդարձնեք ֆայլը, ինչը նույնպես բացասական ազդեցություն կունենա այս փաստաթղթի աշխատանքի արագության վրա: Հետեւաբար, եթե դուք կիրառել եք ֆորմատավորումն այն դատարկ բջիջներին, որոնք ընդգրկված չեն սեղանին, ապա դուք պետք է միանշանակ հեռացնեք այն:
- Առաջին հերթին, դուք պետք է ընտրեք այն բոլոր բջիջները, որոնք տեղակայված են ներքեւում, տվյալների հետ: Դա անելու համար կտտացրեք ուղղահայաց կոորդինատային վահանակի վրա գտնվող առաջին դատարկ գիծը: Ընդգծված ամբողջ գիծը կարեւորվում է: Դրանից հետո օգտագործեք տաք ստեղնային համադրությունը, որը մենք արդեն գիտենք: Ctrl + Shift + Down սլաքը.
- Դրանից հետո կարեւորվում է սեղանի մասից ներքեւում գտնվող տողերի ամբողջ տիրույթը: Լինելով ներդիրում «Տուն» սեղմեք պատկերակը «Մաքրել»որը գտնվում է ժապավենը գործիքների բլոկում Խմբագրում. Փոքր մենյու բացվում է: Ընտրեք դիրքը «Մաքուր ֆորմատներ».
- Այս գործողությունից հետո ընտրված միջակայքի բոլոր բջիջներում ձեւաչափը կհեռացվի:
- Նույն կերպ, դուք կարող եք հեռացնել անհարկի ձեւաչափումը սեղանի վրա: Որպեսզի դա անենք, մենք ընտրում ենք անհատական բջիջներ կամ մի շարք, որտեղ մենք համարում ենք, որ ֆորմատավորումն առավելագույն օգտակար է, սեղմեք կոճակը: «Մաքրել» Թղթապանակում եւ ցանկից ընտրեք նյութը «Մաքուր ֆորմատներ».
- Ինչպես տեսնում եք, ընտրված աղյուսակի ձեւաչափումը ամբողջությամբ հեռացվել է:
- Դրանից հետո մենք վերադառնում ենք այս տեսականին այնպիսի ֆորմատավորման տարրեր, որոնք համարում ենք համապատասխան: սահմաններ, թվային ձեւաչափեր եւ այլն:
Վերոնշյալ քայլերը կօգնեն զգալիորեն կրճատել Excel- ի աշխատանքային գրքի չափը եւ արագացնել աշխատանքը: Բայց ավելի լավ է սկզբում օգտագործել ֆորմատը միայն այն դեպքում, երբ այն իսկապես տեղին է եւ անհրաժեշտ, քան ժամանակն է ծախսել փաստաթղթի օպտիմալացման վրա:
Դաս: Excel աղյուսակների ձեւավորում
Մեթոդ 3 `ջնջեք հղումները
Որոշ փաստաթղթերում շատ մեծ թվով հղումներ կան, որտեղից արժեքները քաշվում են: Դա կարող է նաեւ լրջորեն դանդաղեցնել նրանց աշխատանքի արագությունը: Այլ գրքերին արտաքին հղումներն այս շոուին հատկապես ուժեղ են, չնայած ներքին կապերը նաեւ բացասական ազդեցություն ունեն արագության վրա: Եթե աղբյուրը, որին հղումը վերցնում է տեղեկատվությունը, մշտապես չի թարմացվում, այսինքն, իմաստ ունի իմպուլսների փոխարինել նորմալ արժեքներով բջիջներում: Սա կարող է մեծացնել փաստաթղթի հետ աշխատելու արագությունը: Դուք կարող եք տեսնել, թե արդյոք հղումը կամ արժեքը գտնվում է կոնկրետ բջիջում, դուք կարող եք բանաձեւի բարում ընտրել տարրը:
- Ընտրեք այն տարածքները, որոնք պարունակում են հղումներ: Լինելով ներդիրում «Տուն», սեղմեք կոճակը «Պատճեն» որը տեղակայված է պարամետրերի խմբի ժապավենի վրա "Clipboard".
Այլընտրանքային տարբերակ ընտրելուց հետո կարող եք օգտագործել տաք ստեղների համադրություն: Ctrl + C:
- Հետո մենք պատճենեցինք տվյալները, մի ընտրատեղամասից հեռացրեք, բայց սեղմեք աջ մկնիկի կոճակը: Սկսած համատեքստի մենյուը: Այն բլոկում "Ներածման ընտրանքներ" պետք է սեղմեք պատկերակը «Արժեքներ». Այն պատկերված է պատկերված թվերով:
- Դրանից հետո ընտրված տարածքում բոլոր հղումները կփոխարինվեն վիճակագրական արժեքներով:
Բայց պետք է հիշել, որ Excel- ի աշխատանքային գիրքը օպտիմալացնելու այս տարբերակը միշտ չէ, որ ընդունելի է: Այն կարող է օգտագործվել միայն այն դեպքում, երբ սկզբնական աղբյուրից ստացված տվյալները դինամիկ չեն, այսինքն, դրանք ժամանակի հետ չեն փոխվում:
Մեթոդ 4 `ֆորմատային փոփոխություններ
Ֆայլի չափը զգալիորեն կրճատելու մեկ այլ միջոց է փոխել իր ձեւաչափը: Այս մեթոդը, ամենայն հավանականությամբ, օգնում է ավելի շատ, քան մյուսները գիրքը սեղմելու համար, չնայած վերոհիշյալ ներկայացված տարբերակները նույնպես պետք է օգտագործվեն համադրությամբ:
Excel- ում կան մի քանի "հայրենի" ֆայլի ձեւաչափեր `xls, xlsx, xlsm, xlsb: Xls ձեւաչափը Excel 2003-ի եւ ավելի վաղ ծրագրային տարբերակի բազային ընդլայնումն էր: Արդեն հնացած է, բայց, այնուամենայնիվ, շատ օգտվողներ շարունակում են կիրառել: Բացի այդ, կան դեպքեր, երբ դուք պետք է վերադառնաք հին ֆայլերի հետ աշխատելու, որոնք ստեղծվել են շատ տարիներ առաջ անգամ ժամանակակից ձեւաչափերի բացակայության ժամանակ: Չի նշենք այն փաստը, որ շատ երրորդ կողմերի ծրագրերը, որոնք չգիտեն, թե ինչպես վարվել Excel- ի փաստաթղթերի հետագա տարբերակների հետ, աշխատում են այս ընդլայնման հետ գրքերով:
Հարկ է նշել, որ XLS հավելվածով գրքույկը շատ ավելի մեծ չափ է, քան ժամանակակից անալոգը xlsx ձեւաչափով, որը Excel- ն այժմ օգտագործում է որպես հիմնական: Առաջին հերթին դա պայմանավորված է նրանով, որ xlsx ֆայլերը, ըստ էության, սեղմված արխիվների են: Հետեւաբար, եթե դուք օգտագործում եք xls ընդլայնումը, բայց ցանկանում եք կրճատել գրքի կշիռը, ապա դա կարելի է անել միայն այն խթանելով այն xlsx ձեւաչափով:
- Փաստաթուղթը xls ֆորմատից xlsx ձեւաչափին փոխանակելու համար անցեք էջանշանը «Ֆայլ».
- Բացվող պատուհանում անմիջապես ուշադրություն դարձրեք հատվածին "Մանրամասներ"որտեղ նշվում է, որ ներկայումս փաստաթղթի քաշը կազմում է 40 Կբ: Հաջորդը, սեղմեք անունը «Պահպանել ...».
- Բացահայտվող պատուհանը բացվում է: Եթե ցանկանում եք, ապա կարող եք գնալ նոր գրացուցակում, բայց շատ օգտվողների համար ավելի հարմար է նոր փաստաթուղթը պահել նույն տեղում, ինչպես աղբյուրը: Գրքի անունը, ցանկության դեպքում, կարող է փոխվել «Ֆայլի անուն» դաշտում, թեեւ դա պարտադիր չէ: Այս գործընթացում ամենակարեւորը դաշտում է "Ֆայլի տեսակը" իմաստը "Excel- ի աշխատանքային գրքույկ (.xlsx)". Դրանից հետո դուք կարող եք սեղմել կոճակը "OK" պատուհանի ներքեւի մասում:
- Խնայողությունից հետո կատարեք բաժին "Մանրամասներ" ներդիրները «Ֆայլ», տեսնել, թե որքան քաշ է նվազում: Ինչպես տեսնում եք, փոխանակման ընթացակարգից առաջ այժմ այն 13.5 KB է 40 KB- ի դեմ: Այսինքն, ժամանակակից ձեւով միայն մեկ պահպանություն թույլ տվեց գրքի գրեթե երեք անգամ սեղմել:
Բացի այդ, Excel- ում կա մեկ այլ ժամանակակից xlsb ֆորմատ կամ երկուական գիրք: Դրա համար փաստաթուղթը պահվում է երկուական կոդավորմամբ: Այս ֆայլերը կշռում են նույնիսկ պակաս xlsx գրքերից: Բացի այդ, այն լեզուն, որտեղ նրանք գրված են, առավել մոտ է Excel- ին: Հետեւաբար, այն աշխատում է նման գրքերով ավելի արագ, քան որեւէ այլ ընդլայնման: Միեւնույն ժամանակ ֆունկցիոնալության եւ տարբեր գործիքների օգտագործման հնարավորության (ֆորմատավորում, ֆունկցիա, գրաֆիկա եւ այլն) մատյանում նշված ձեւաչափի գիրքը չի զիջում xlsx ձեւաչափին եւ գերազանցում է xls ձեւաչափը:
Հիմնական պատճառը, թե ինչու xlsb չի դարձել Excel- ում ստանդարտ ձեւաչափը, երրորդ կողմի ծրագրերը դժվար թե աշխատեն դրա հետ: Օրինակ, եթե դուք պետք է արտահանեք տեղեկատվությունը Excel- ից 1C ծրագրի, դա կարելի է անել xlsx կամ xls փաստաթղթերով, բայց ոչ xlsb- ով: Սակայն, եթե դուք չեք պատրաստվում փոխանցել տվյալներ որեւէ երրորդ կողմի ծրագրում, ապա դուք կարող եք ապահով կերպով պահպանել փաստաթուղթը xlsb ձեւաչափով: Դա թույլ կտա նվազեցնել փաստաթղթի չափը եւ մեծացնել դրա աշխատանքի արագությունը:
Xlsb ընդլայնման մեջ ֆայլի պահպանման կարգը նույնն է, ինչ մենք անում ենք xlsx ընդլայնման համար: Ներդիրում «Ֆայլ» սեղմեք նյութին «Պահպանել ...». Դաշտում բացված պատուհանի մեջ "Ֆայլի տեսակը" անհրաժեշտ է ընտրել տարբերակ "Excel երկուական աշխատագիրք (* .xlsb)". Այնուհետեւ սեղմեք կոճակը: «Պահել».
Մենք տեսնում ենք փաստաթղթի ծանրությունը բաժնում: "Մանրամասներ". Ինչպես տեսնում եք, այն կրճատվել է եւ այժմ կազմում է ընդամենը 11.6 KB:
Ամփոփելով, կարելի է ասել, որ եթե դուք աշխատում եք ֆայլի ձեւաչափով, դրա չափը նվազեցնելու ամենաարդյունավետ ձեւն է `կրկին փրկել ժամանակակից xlsx կամ xlsb ձեւաչափերով: Եթե դուք արդեն օգտագործում եք այդ ֆայլի ընդարձակման ծավալները, ապա դրանց քաշը նվազեցնելու համար հարկավոր է ճիշտ աշխատել աշխատատեղը, հեռացնել ավելորդ ձեւաչափումը եւ ավելորդ հղումները: Դուք կստանաք մեծագույն վերադարձ, եթե դուք կատարեք այդ բոլոր գործողությունները բարդ, եւ մի սահմանեք միայն մեկ տարբերակ:
