Microsoft Office փաթեթում կա տվյալների բազայի ստեղծման եւ նրանց հետ աշխատելու հատուկ ծրագիր `Access: Այնուամենայնիվ, շատ օգտատերեր նախընտրում են օգտագործել դրանք ավելի շատ ծանոթ դիմում Excel- ում: Պետք է նշել, որ այս ծրագիրը ունի բոլոր միջոցները լիարժեք տվյալների բազայի ստեղծման համար: Եկեք պարզենք, թե ինչպես դա անել:
Ստեղծման գործընթաց
Excel- ի տվյալների բազան շերտի սյունակներում եւ տողերի մեջ տարածված տեղեկատվության համակարգված հավաքածու է:
Հատուկ տերմինաբանության համաձայն, տվյալների բազայի տողերը կոչվում են «գրառումները». Յուրաքանչյուր մուտքագրում պարունակում է տեղեկություններ առանձին օբյեկտի մասին:
Սյունակները կոչվում են "դաշտեր". Յուրաքանչյուր դաշտում պարունակում է առանձին պարամետր բոլոր գրառումների համար:
Այսինքն, Excel- ում ցանկացած տվյալների բազայի շրջանակը կանոնավոր սեղան է:
Սեղանի ստեղծում
Այսպիսով, նախեւառաջ պետք է ստեղծել սեղան:
- Մուտքագրեք տվյալների բազայի դաշտերը (սյունակները):
- Մենք լրացնում ենք տվյալների բազայի գրառումները (տողերը):
- Մենք շարունակում ենք լրացնել տվյալների բազան:
- Տվյալների բազան լիցքաթափումից հետո ձեւավորում ենք մեր հայեցողությամբ (տառատեսակը, սահմանները, լրացնելը, ընտրությունը, տեքստային դիրքորոշումը բջջայինի նկատմամբ եւ այլն):
Սա ավարտում է տվյալների բազայի հիմքի ստեղծումը:
Դաս: Ինչպես կատարել աղյուսակներ Excel- ում
Տվյալների բազայի հատկանիշների հանձնում
Excel- ի համար սեղանը ընկալելու համար ոչ միայն որպես բջիջների շարք, այլեւ որպես տվյալների բազա, պետք է համապատասխան հատկանիշներ սահմանել:
- Գնալ դեպի ներդիր «Տվյալների».
- Ընտրեք սեղանի ամբողջ տեսականին: Սեղմեք մկնիկի աջ կոճակը: Համատեքստի մենյուում սեղմեք կոճակը "Նշեք անուն ...".
- Գրաֆիկում «Անուն» նշեք այն անունը, որը մենք ուզում ենք զանգահարել տվյալների բազան: Նախապայմանն այն է, որ անունը պետք է սկսվի նամակով, եւ այնտեղ չպետք է բացեր: Գրաֆիկում "Range" Դուք կարող եք փոխել սեղանի տարածքի հասցեն, բայց եթե այն ճիշտ ընտրեցիք, այստեղ որեւէ բան փոխելու կարիք չկա: Ընտրովի, Դուք կարող եք նշում նշել առանձին դաշտում, բայց այս պարամետրը պարտադիր է: Բոլոր փոփոխություններից հետո, սեղմեք կոճակը: "OK".
- Սեղմեք կոճակը «Պահել» պատուհանի վերեւում կամ մուտքագրել ստեղնաշարի դյուրանցումը Ctrl + S, տվյալների բազայի վրա կոշտ սկավառակի կամ համակարգչի հետ կապված շարժական լրատվամիջոցների վրա փրկելու համար:
Կարող ենք ասել, որ դրանից հետո արդեն ունենք պատրաստի տվյալների բազա: Հնարավոր է աշխատել դրա հետ նույնիսկ այնպիսի վիճակում, որը ներկայումս ներկայացված է, սակայն շատ հնարավորություններ կտրվեն: Ստորեւ մենք բացատրում ենք, թե ինչպես կարելի է տվյալների բազան ավելի գործունակ դարձնել:
Տեսակավորել եւ զտել
Տվյալների բազաների հետ աշխատելը, նախեւառաջ, նախատեսում է գրառումների կազմակերպման, ընտրության եւ տեսակավորման հնարավորությունը: Եկեք այս գործառույթները միացնենք մեր տվյալների բազայում:
- Ընտրեք այն դաշտի տվյալները, որտեղ մենք պատրաստվում ենք պատվիրել: Սեղանի վրա ժապավենի վրա տեղադրված «Տեսակ» կոճակը «Տվյալների» գործիքների բլոկում "Տեսակավորել եւ զտել".
Տեսակավորումն իրականացվում է գրեթե ցանկացած պարամետրով.
- այբբենական անունը;
- ամսաթիվը;
- համարը եւ այլն:
- Հաջորդ պատուհանը կհայտնվի `խնդրելով օգտագործել միայն ընտրված տարածքը տեսակավորման կամ ինքնաբերաբար ընդլայնելու համար: Ընտրեք ավտոմատ ընդլայնումը եւ սեղմեք կոճակը: «Տեսակ ...».
- Սահմանման կարգավորումների պատուհանը բացվում է: Դաշտում "Դասավորել ըստ" նշեք այն դաշտի անվանումը, որտեղ այն կկատարվի:
- Դաշտում «Տեսակ» ցույց է տալիս, թե ինչպես է դա կատարվելու: Տվյալների բազայի համար ընտրեք լավագույն տարբերակը «Արժեքներ».
- Դաշտում «Պատվեր» նշեք այն կարգը, որով դասակարգումը կատարվելու է: Տեղեկատվության տարբեր տեսակների համար այս պատուհանում տարբեր արժեքներ են դրսեւորվում: Օրինակ, տեքստային տվյալների համար սա կլինի արժեք «Ա-ից դեպի Զ» կամ «Զ դեպի Ա», եւ թվային - «Աճում է» կամ «Գոյություն».
- Կարեւոր է համոզվել "Իմ տվյալները պարունակում են վերնագրեր" կար մի թիզ: Եթե ոչ, ապա դուք պետք է դրեք:
Բոլոր անհրաժեշտ պարամետրերը մուտքագրելուց հետո սեղմեք կոճակը "OK".
Դրանից հետո տվյալների բազայում տեղեկությունները կտեղավորվեն ըստ սահմանված կարգի: Այս դեպքում մենք կազմակերպեցինք ձեռնարկության աշխատողների անուններով:
- Excel- ի տվյալների բազայում աշխատելու ամենալավ հարմար գործիքներից մեկը ավտոմատ ֆիլտր է: Ընտրեք բազայի ամբողջական տիրույթը եւ կարգավորումների բլոկում "Տեսակավորել եւ զտել" սեղմեք կոճակը "Ֆիլտր".
- Ինչպես տեսնում եք, դրանից հետո պատկերակները հայտնվել են բջիջներում, դաշտերի անվանմամբ, անջատված եռանկյունների տեսքով: Սեղմեք սյունակի պատկերակը, որի արժեքը մենք պատրաստվում ենք զտել: Բաց պատուհանում մենք վերացնում ենք այդ արժեքների ստուգման նշանները, որոնց հետ մենք ուզում ենք թաքցնել: Ընտրությունից հետո, սեղմեք կոճակը: "OK".
Ինչպես տեսնում եք, դրանից հետո սեղանի թաքնված գիծերը, որոնք պարունակում էին դրոշմակնիքները:
- Բոլոր տվյալները վերադարձելու համար էկրանին սեղմեք սյունակի պատկերակը, որի վրա կատարվում է զտիչը եւ բացված պատուհանում ստուգեք բոլոր նշագծերը բոլոր առարկաների դիմաց: Այնուհետեւ սեղմեք կոճակը "OK".
- Ֆիլտրացիայի ամբողջովին հեռացնելու համար սեղմեք կոճակը: "Ֆիլտր" վրա ժապավենը:
Դաս: Տեսակավորել եւ զտել տվյալները Excel- ում
Որոնում
Եթե կա մեծ տվյալների բազա, հարմար է հատուկ գործիքի օգնությամբ որոնելու միջոցով:
- Դա անելու համար անցեք էջանշանը «Տուն» եւ ժապավեն վրա գործիքների բլոկում Խմբագրում սեղմեք կոճակը "Գտեք եւ կարեւորեք".
- Բացվում է պատուհան, որտեղ դուք պետք է նշեք ցանկալի արժեքը: Դրանից հետո սեղմեք կոճակը «Գտեք հաջորդ» կամ «Գտնել բոլորը».
- Առաջին դեպքում, առաջին խցը, որի մեջ առկա է որոշակի արժեք, ակտիվանում է:
Երկրորդ դեպքում այս արժեքը պարունակող բջիջների ամբողջ ցուցակը բացվում է:
Դաս: Ինչպես անել Excel- ում որոնումը
Պտտվող տարածքները
Հարմար է տվյալների բազայի ստեղծման ժամանակ բջիջները գրառումների եւ դաշտերի անվանմամբ ամրագրելը: Երբ աշխատում է մեծ բազայի հետ, դա ընդամենը նախապայման է: Հակառակ դեպքում, դուք անընդհատ ստիպված կլինեք ժամանակ անցնել թերթիկով, տեսնել, թե որ տողը կամ սյունը համապատասխանում է տվյալ արժեքին:
- Ընտրեք բջիջը, վերը նշված տարածքը եւ այն ձախ կողմը, որը ցանկանում եք ուղղել: Այն կտեղադրվի անմիջապես ներքեւում եւ մուտքի անվանումների աջ կողմում:
- Լինելով ներդիրում "Դիտել" սեղմեք կոճակը "Ներդիրը տարածեք"որը գտնվում է գործիքային խմբի մեջ "Պատուհան". Բացվող ցուցակում, ընտրեք արժեքը "Ներդիրը տարածեք".
Այժմ դաշտերի եւ գրառումների անունները միշտ կլինեն ձեր աչքերի առջեւ, անկախ նրանից, թե որքան հեռու եք ոլորել տվյալների թերթիկով:
Դաս: Ինչպես ուղղել Excel- ը Excel- ում
Բաց թողեք ցուցակը
Սեղանի որոշ ոլորտներում, այն օպտիմալ կլինի, որպեսզի բացվի ցանկը, որպեսզի օգտագործողները, նոր գրառումները ավելացնելով, կարողանան որոշակի պարամետրեր սահմանել: Սա ճիշտ է, օրինակ, դաշտի համար «Պոլ». Ի վերջո, կարող է լինել միայն երկու տարբերակ, տղամարդ եւ կին:
- Ստեղծեք լրացուցիչ ցուցակ: Առավել հարմար այն կտեղադրվի մեկ այլ թերթիկի վրա: Դրա մեջ նշենք այն արժեքների ցանկը, որոնք կհայտնվեն բացվող ցանկում:
- Ընտրեք այս ցուցակը եւ սեղմեք այն մկնիկի աջ կոճակի վրա: Ցուցադրված ընտրացանկում ընտրեք նյութը "Նշեք անուն ...".
- Բացահայտվում է մեզ պատուհանը: Համապատասխան դաշտում նշեք անունը մեր տիրույթում, համաձայն վերոնշյալ պայմանների:
- Մենք վերադառնում ենք թերթի տվյալների բազան: Ընտրեք շրջանակը, որի վրա կներդրվի բացվող ցանկը: Գնալ դեպի ներդիր «Տվյալների». Մենք սեղմեք կոճակը "Տվյալների հաստատում"որը գտնվում է ժապավենը գործիքների բլոկում "Աշխատանքային տվյալների հետ".
- Ակնառու արժեքի ստուգման պատուհանը բացվում է: Դաշտում "Տվյալների տեսակը" կարգավորեք դիրքը "Ցուցակ". Դաշտում «Աղբյուրը» սահմանել նշանը "=" եւ անմիջապես դրանից հետո, առանց տիեզերքի, գրեք բացվող ցուցակի անունը, որը մենք մի փոքր ավելի բարձրացրինք: Դրանից հետո սեղմեք կոճակը "OK".
Այժմ, երբ դուք փորձում եք մուտքագրել այնպիսի տիրույթում, որտեղ սահմանը սահմանվել է, ցուցակը կհայտնվի, որտեղ դուք կարող եք ընտրել հստակ սահմանված արժեքների միջեւ:
Եթե դուք փորձում եք այս բջիջներում կամայական կերպարներ գրել, սխալ կհայտնվի: Դուք ստիպված կլինեք վերադառնալ եւ ճիշտ մուտք գործել:
Դաս: Ինչպես կատարել Excel-ում բացվող ցուցակ
Իհարկե, Excel- ն իր կարողություններից զիջում է տվյալների բազաների ստեղծման մասնագիտացված ծրագրերին: Այնուամենայնիվ, այն ունի գործիք, որը շատ դեպքերում կհամապատասխանի տվյալների բազա ստեղծող օգտվողների կարիքներին: Հաշվի առնելով այն հանգամանքը, որ Excel- ի առանձնահատկությունները, մասնագիտացված ծրագրերի համեմատությամբ, հայտնի են սովորական օգտվողներին ավելի լավ, ապա այս առումով Microsoft- ի զարգացումը նույնիսկ որոշ առավելություններ ունի:
